この記事では、文書を保管する理由や保管方法・保管期限なども紹介しています。文書保管のコツなども解説しているので、ぜひ業務に役立ててください。
法律で保管期間が定められている書類とは？
まず、法律にしたがって保管する必要がある書類を、期間ごとに列記していきます。保管を開始した時期ついては、文書によって違いがあるため別途確認が必要です。保存期間に達しないまま廃棄してしまうと、法律違反になり罰則が適用されます。
法律で保管期間が定められている書類とは？永久に保存しなければならない書類30年間保存しなければならない書類10年間保存しなければならない書類7年間保存しなければならない書類5年間保存しなければならない書類3年間保存しなければならない書類1~2年間保存しなければならない書類文書管理の方法書類を分類、整理するファイリングをするラベリングをする文書保管におすすめの方法3選倉庫に預けるペーパーレス化を推進するアウトソーシングする外部委託する際の注意点自社の目的に合ったサービスか？セキュリティは万全か？まとめ
また、文書の保存期間は一つの法律だけに明記されているとは限りません。例えば、経理に関する請求書は、会社法・法人税法の適用をそれぞれ受けるので、異なる保存期間が設定されています。このような場合は、一般的に保存期間が長いものが優先的に適用されます。
永久に保存しなければならない書類
参考：おかんの給湯室｜【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
30年間保存しなければならない書類
参考：おかんの給湯室｜【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
10年間保存しなければならない書類
参考：おかんの給湯室｜【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
7年間保存しなければならない書類
参考：おかんの給湯室｜【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
5年間保存しなければならない書類
参考：おかんの給湯室｜【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
3年間保存しなければならない書類
参考：おかんの給湯室｜【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
1~2年間保存しなければならない書類
参考：おかんの給湯室｜【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
文書管理の方法
ここでは、文書管理の基本的な方法やコツを紹介していきます。
書類を分類、整理する
書類を分類・整理するときは、文書の分類体系をきちんと決めておくことが大切です。 文書の分類には、大きく分けてワリツケ式・ツミアゲ式があります。ワリツケ式は、大分類⇒中分類⇒小分類の順に整理する方法で、社内全体の共通文章に使われる事が多い分類体系です。 一方、ツミアゲ式は、小分類⇒中分類⇒大分類の順に整理される分類体系で、部署ごとの固有文書に用いられます。書類の分類・整理では、共通・固有文書などの性質ごとにカテゴライズしていくことがわかりやすさのポイントになります。 難しいときは、会社の「文書管理規則」や「文書管理規程」などを参考にしましょう。
ファイリングをする
効率的に書類を分類・整理したい時は、ファイリングシステムがオススメです。ファイリングシステムとは、会社で扱う書類を分類・管理しやすくする仕組みのことです。以下で、代表的なものを紹介します。
バーチカルファイリング
分類した書類をクリアファイルなどにまとめて入れ、同じようなファイルを大量に作成して保管する方法です。
簿冊式ファイリング
見出しやタイトルがつけられたバインダーや厚型ファイルなどに書類を綴じて保管する方法です。
ボックスファイリング
バーチカルファイリングで作ったファイルを、さらに箱型のファイルなどでラベリングして保管していく方法です。
ラベリングをする
ラベリングとは、どのような書類が保管されているかを示す目印のようなものです。分類・整理された書類の特徴を示す「見出し」や「名前」などがつけられます。全体で共有するものなので、誰でも理解できるような言葉を使うことが大切です。 現段階でラベリングできないファイルは「一時保管ファイル」などの名前にしましょう。「その他」というラベルでは、何が入っているのか分かりません。できあがったラベリングは、第三者にチェックしてもらい、表現が分かりにくい場合は修正するとよいでしょう。
文書保管におすすめの方法3選
ここでは、文書保管に活用できる方法を3つ紹介していきます。
倉庫に預ける
全文書中、使用頻度の高い文書が3割未満なら、電子化せずに紙媒体で倉庫に預けるのがよいとされています。使用頻度の高い文章を抽出するのも、文章を電子化するのにも、コストがかかるからです。 とはいっても、使用頻度の低い文書であっても保管するスペースがないという方もいるでしょう。そのような場合は、文書保管サービスを利用するのがおすすめです。文書保管サービスを利用すれば、箱単位で書類を預けることができます。 依頼もWeb上で完結し、1箱当たり月額100円以下で利用できるケースも多く、電子化よりもコストを抑えられます。閲覧時は、該当の文章をPDF化して送ってくれます。電子化のデメリットを克服したサービスといえるでしょう。
ペーパーレス化を推進する
コストがかかると言っても、文書を電子化する動きは活発になっています。「e文書法」や「電子帳簿保存法」の影響も大きいでしょう。 e文書法とは、法定保存文書のうち各省庁が認めたものについては電子化が認められるという法律です。電子帳簿保存法は、税務関係の文書を電子化することを認めた法律です。これらの法律が制定されたことで、ペーパーレス化がより促進されました。保管スペースの確保・検索性の向上・紛失防止にも効果が見られています。 例えば、領収書はスマートフォンのカメラ機能をつかうことで、自ないでペーパーレス化ができます。これにより、経費精算のためにだけに在席する必要もなくなります。契約書の場合もペーパーレス化は可能ですが、契約相手側の許可が必須になります。 参考：事例に学ぶ「ペーパーレス化」働き方改革を失敗しないための方法、ツールとは
アウトソーシングする
文書の保管を自社で対応することが困難な場合は、アウトソーシングサービスを利用しましょう。アウトソーシングなら、箱詰めや文書管理台帳の作成といった業務をすべて外注化できます。自社で文書保管する手間がなくなった分だけ、重要な業務に集中することが可能です。 専門性の高い会社にアウトソーシングすれば、セキュリティ性の高いスペースに文書を保管することができます。自ら倉庫に預けたりペーパーレス化する時よりも、より安全に文書の保管できるのが特徴です。アクセスログを確認できるなど、文書の所在・使用者の状況もリアルタイムに把握できます。 登録から出庫依頼、箱詰めまでWeb上で依頼でき、文書保管に関するコストを大幅に削減することも可能です。
外部委託する際の注意点
自社の目的に合ったサービスか？
外部委託する時は、自社の目的にあったサービスを利用しましょう。どのような課題があるのか把握して、導入する目的を明確にすることが大切です。例えば、ペーパーレス化が目的なら、スキャナや複合機が充実しているサービスが適しています。 また、既存システムとの連携機能も必要になるでしょう。業務を効率化させたいなら「検索機能」と「承認機能」も重要です。検索機能が優秀だと、目的の文書を迅速に探すことができ、全文検索機能も可能です。承認機能が充実していると、申請の進捗状況を簡単に把握できます。 いずれの目的にせよ、書類を預けたり電子化したりする前に、必要な書類を整理しておくことが重要です。
セキュリティは万全か？
文書保管を外部に委託するなら、セキュリティ対策が充実しているところを選びましょう。セキュリティが万全でなければ、紛失リスクが増大します。本来の業務ではなくただ預かるだけを目的としたサービスの場合は、他の貨物との混載も起こりえます。 人の出入りの多い保管場所も安全とは言えません。これらを踏まえて、以下でセキュリティ機能が高い外部委託サービスの特徴を示します。
文章単位でアクセス管理できる。自動バックアップ機能がある。入退室管理が徹底している。保管場所が耐震対策されている。専用の車両で集配送されているか。車両にもセキュリティが施されているか。
まとめ
法律で保管期限が定められた文書は、規定された期間中ずっと保管しなければなりません。上手に保管するには、書類を分類してファイリング・ラベリングするとよいでしょう。また分類についても、共通文書と固有文書の違いを意識してカテゴライズすることがわかりやすさのうえでも重要です。 文書の保管方法は3種類ありますが、それぞれ特徴が異なるため、目的や文書の量に応じた使い分けが必要です。使用頻度の高い書類が3割以上あるなら、ペーパーレス化も効果的だといわれます。自社で対応できない場合は、アウトソーシングすることもおすすめです。
参考にしたサイト
会計・経理関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き) 【保存版】文書管理の“いろは”を徹底的に網羅したまとめ 【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？ すぐに書類を取り出せる保管方法とは？文書分類のコツ 書類管理のきほん ～７つの質問、御社はできていますか？～ 業務効率もUPする!?「ファイリングシステム」を取り入れる 5つのメリットとは くろがねファイリングシステム入門 電子化と紙での保管、どちらがお得？～メリット・デメリットを比較する～
