しかし、各契約書を適切に管理できていない企業も多く、管理が粗雑で必要な時に見つからず、慌ててしまう人も少なくありません。 契約書はその種類ごとに保管期間が決まっていて、適切な保管方法を覚える必要があります。 この記事では、契約書ごとの保管期間や保管方法、運用や注意点を解説していきます。 Web上なら保管の心配なし！電子契約サービス「ジンジャーサイン」
契約書の保管を徹底しなければならない理由
契約書をきちんと保管できずに紛失すると、以下のようなリスクがあります。
契約書の保管を徹底しなければならない理由納税額が増えるリスクがある情報漏洩に気づけない取り決めた契約内容を確認できない契約書を探す手間で業務効率が下がる契約書の保管期間契約書を保管するときの7ステップ1．契約書の管理担当者や部署を決める2.社内に散在する契約書原本を一か所に集める3.契約書台帳を作成する4.不要な契約書を処分する6.社内で決めた項目ごとに分類7.契約書をスキャンする契約書を1案件ごとにファイルに入れる契約書の保管を効率化するポイント電子契約に切り替える自社にあった分類方法を考えるリングファイルは使わない契約書の保管業務を全て外注する契約書をスキャンする時に知っておきたい注意点紙で取り交わした契約書は紙で保管しなければならない電子契約であればデータ保管が認められるまとめ契約業務にかかる工数・コストを削減！電子契約サービス「ジンジャーサイン」（PR）
納税額が増えるリスクがある情報漏洩に気づけない取り決めた契約内容を確認できない契約書を探す手間で業務効率が下がる
契約書のリスクは社内に甚大な影響を及ぼすものも多く、回避するためには保管を徹底しなくてはいけません。それぞれのリスクについて詳しく解説します。
納税額が増えるリスクがある
収入印紙を貼付している契約書を紛失すると、経費として計上できず納税額が増えるリスクがあります。請負契約書や不動産譲渡に関する契約書は、印紙税法によって収入印紙の貼付が必要です。収入印紙の金額は契約書に記載した金額で変わりますが、契約金額が大きいと数十万円の収入印紙を貼付することもあります。 高額な収入印紙を貼付した契約書を紛失すれば、経費計上できる根拠がありません。結果として会社の収益に打撃を与えてしまい、会社全体に迷惑をかけてしまうのです。
情報漏洩に気づけない
契約書がきちんと保管できていないと紛失してもわからず、情報漏洩に気づけません。最悪の場合外部から情報漏洩を指摘され、後から気づくことになってしまいます。過去には銀行が契約書を紛失したケースもあり、決して他人事ではないのです。 契約書の紛失は情報漏洩となり、社会的信用を失墜してしまいます。これは企業にとってあまりに大きいリスクであり、徹底的に回避しなくてはいけません。 契約書の保管が徹底できていない場合、個人の引き出しに収めたままという企業もあります。つまり誰が持ち出しても会社が気づく機会がなく、情報漏洩に気づくことができません。 契約書をきちんと保管していても、誰でも契約書を持ち出せる環境なら情報漏洩のリスクは高いため注意が必要です。
取り決めた契約内容を確認できない
契約書が手元になければ、取り決めた契約内容を確認できません。契約内容が明確にわからなければ、相手方が契約違反を起しても指摘することができませんし、自社が契約違反を犯してしまうリスクもあります。 そもそも契約書とは、契約内容を明記して双方が合意したことを証明するものです。トラブルを予防したり、万が一裁判が起きた際の証拠にしたりする目的もあります。 その契約書を紛失したとなると、「契約の時に言った・言わない」という水掛け論が起こるリスクがあります。また、裁判に発展すれば証拠となる契約書がなくて大変不利な状況になってしまうでしょう。 契約書を失くしたら、相手方にコピーさせてもらえることもあります。しかしその際は誠心誠意謝罪する姿勢が欠かせませんし、相手方に決して良い印象は与えません。
契約書を探す手間で業務効率が下がる
膨大な量の書類から目当ての契約書を探すのは時間がかかり、業務効率を低下させます。文房具で有名なコクヨ株式会社の調べでは、書類を探す時間は1人当たり1年間で約80時間ともいわれています。 契約書を一元管理できていない・最後に誰が持ち出したかわからない、という状況は、契約書の保管が適切ではない代表的な例です。契約書の保管が適切でないと、多くの時間を探しものに費やすことになってしまいます。
契約書の保管期間
法律で保管が義務付けられている契約書には、以下のものがあります。 上記の通り保管が義務付けられている契約書は多数あり、それぞれで年数も違います。雇用関係や秘密保持といった契約書以外にも、産業廃棄を委託した場合はその契約書も保管義務があります。 また、法律上保管が義務付けられていなくても重要な契約書は多数あります。永久に保管義務がある書類については見直しの必要はないため、特に重要な書類として区別している企業もあるでしょう。 契約書の保管担当者は、このような保管義務のある書類や各保管年数を知っておくことで適切に管理できるようになります。 参考サイト：その契約書、法律上の保存期間は何年間？ 参考サイト：【2020年最新法改正】契約書保管の基礎とは？期間や保管方法に法律上の決まりはある？
契約書を保管するときの7ステップ
契約書の保管方法は、以下のステップで進めることをおすすめします。 社内の契約書を一元化して保管するには、それなりに工数がかかります。しかしきちんと契約書を保管すれば慌てて探すことがなく、長い目で見ると効率化につながります。それぞれのステップを具体的に解説します。
1．契約書の管理担当者や部署を決める
まずは契約書の保管担当を決めます。総務や庶務に関する部署があれば適任ですが、部署自体がない場合は担当者を決めましょう。そして「ファイリングや契約書台帳の入力は担当者が行う」など、契約書の保管担当が担う範囲を決めます。 原本を持ち出す場合は必ず担当者にその旨を伝える、などのルールを決めて、社内で共有することも大事です。
2.社内に散在する契約書原本を一か所に集める
まずは社内に散らばっている契約書の原本を全て集めます。今まで契約書の保管が適切にできていないと、原本がバラバラになっているケースも少なくありません。契約担当者のデスクの引き出しに入ったままだったり、複数のキャビネットに積み重ねていたり、などの契約書を集約するのです。 もし別の支店に契約書原本がある場合は、郵送で送ってもらいます。その際は配達記録が残る方法で送付してもらい、紛失のトラブルを回避しましょう。
3.契約書台帳を作成する
契約書を適切に管理するため、契約書台帳も作成しましょう。もし社内にシステムがあれば活用できますが、なければエクセルでも構いません。契約書をデータ化して一覧にすると、社内でも共有できます。 台帳には、社内で管理するために必要な項目を記録しましょう。例えば、以下のような項目を残しておくと後から探す時に便利です。
契約書の種類契約を締結した日プロジェクト名契約担当部署及び担当者名契約期間相手方の社名および担当者名自動更新の有無原本の場所
上記は一例ですが、どれも契約書の保管で押さえておきたいポイントです。契約した担当者が抱え込むのではなく、契約書のデータを台帳化すれば会社全体で管理できます。契約書の保管担当者を中心に、どのような項目があれば管理しやすいか検討しましょう。
4.不要な契約書を処分する
契約書情報を台帳に入力したら棚卸作業を行い、不要な契約書を処分します。必要な契約書は後でファイリングするので、わかるようにおいておきましょう。 秘密保持契約書や売買取引契約書などは、契約期間を超えても保管しがちです。例え秘密保持の期間が「期間を定めない」としていても、開示した情報がすでに秘密情報でないなら保管する意味はありません。むしろ情報を保管し続けることはリスクにもなるため、早めに処分しましょう。 契約書に記載してある日付以外にも、「現在その契約が有効か」に焦点を当てると案外不要な契約書は出てくるものです。管理の手間を省くために、不要な契約書は処分することをおすすめします。
5.契約書の処分方法
個人情報や機密情報を含む契約書は、以下のような方法で処分します。
シュレッダーにかける外部業者に委託する
個人情報や機密情報を含む契約書を処分する時は、復元不可能な方法を取らなければいけません。契約書がそれほど多くなければ、社内のシュレッダーで細断して廃棄します。 しかし不要な契約書の量が膨大でシュレッダーでは追いつかない場合、外部業者に処分を委託する方法もあります。多くの業者では契約書を溶解して復元できない状態にしますし、処分における証明書も発行してくれます。
6.社内で決めた項目ごとに分類
不要な契約書の処分が終われば、必要な契約書を分類していきます。最適な分類方法は会社によって違いますが、「探しやすさ」をポイントにすることが大事です。プロジェクト名や相手方の企業名、製品名など何を基準にすれば探しやすいかは、社内で検討しなければいけません。 契約書の分類については後ほど「契約書の保管を効率化するポイント」でも解説しますので、ぜひ参考にしてください。
7.契約書をスキャンする
契約書を保管する時は、台帳の他にスキャンデータも作っておくと便利です。ただ契約書のスキャンデータは原本と同じ効力がなく、あくまでもコピーデータとなります。そのためスキャンしたからといって、必要な原本は絶対に破棄してはいけません。 2021年3月時点では、契約書を含む国税に関する書類のみデータ保存が認められています。しかしそれ以外の契約書については、スキャンデータには原本と同等の法的効力はないので注意が必要です。 参考：国税庁 電子帳簿保存法一問一答 スキャンデータをクラウドに保存しておけば、在宅勤務者も契約内容をすぐに確認できます。また不要になった契約書を破棄しにくい場合も、スキャンデータを残しておくといいでしょう。あくまでも備忘録のような扱いなので、解像度を高くしたりカラーでスキャンしたりする必要はありません。
契約書を1案件ごとにファイルに入れる
必要な契約書の台帳入力やスキャンが終わったら、いよいよ契約書をファイリングして保管します。ファイルは前の段階で決めた分類ごとに分け、後から探しやすいように工夫しましょう。 ファイリングする場合、案件ごとに分けて保管します。ファイルに空きがあるからと言って、別案件の契約書をひとまとめに保管してはいけません。1案件ごとに分けて契約書を保管しておくことで、契約書が増えても整頓した状態を保てます。
契約書の保管を効率化するポイント
契約書を効率的に保管するには、以下のポイントがあります。
電子契約に切り替える自社にあった分類方法を考えるリングファイルは使わない契約書の保管業務を全て外注する
契約書の保管はバックオフィス業務ですから、なるべく効率化したいものです。上記の4つのポイントについて、詳しく解説します。
電子契約に切り替える
契約書の保管を効率化するなら、まず検討したいのが電子契約への切り替えです。日本ではペーパーレス化が進み、紙媒体の契約書やハンコ文化をなくそうとする動きが活発になっています。 参考：電子契約とは？メリットデメリット・法律・やり方まで詳しく解説 電子契約に切り替えると、紙媒体の契約書が必要ありません。前述の通り契約書データをクラウド上で保管すれば、オフィスも広々とします。また、電子契約には以下のようなメリットもあります。
収入印紙が不要になる紙媒体の契約書よりもスムーズに準備できるコンプライアンスの強化になる
多くの契約書で必要な収入印紙ですが、実は電子契約にすると不要になります。印紙税法では「印紙税が課税されるのは、印紙税法で定められた課税文書に限られています。」とあり、文書ではない電子契約には適用されません。これは企業にとって大きなコスト削減になります。 参考：国税庁HP No.7100 課税文書に該当するかどうかの判断 また紙媒体の契約書は印刷や郵送に手間がかかりますが、電子契約なら必要ありません。万が一契約書を改ざんしようとしても、電子契約ならログですべてが記録されるので、コンプライアンス強化にもつながります。電子契約は契約書の保管のみならず、社内の業務全体の効率化にもつながるのです。 電子契約が法的に有効なのか、紙じゃなくても大丈夫なのかと不安に思うかもしれませんが、弁護士が監修した「クラウドサイン」は14万社以上が導入する国内最大級の電子契約サービスです。 コロナ以後、電子契約を導入する企業は増え続けているので、この機会に概要を知っておくと良いでしょう。 国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」サービス概要
自社にあった分類方法を考える
契約書の分類方法には、ある程度種類があります。一般的に企業で採用されているのは以下のような分類方法です。
名称別…取引先の企業名や製品名といった名称プロジェクト別…プロジェクト名や案件名数字別…契約を締結した日、社内で独自に付けている契約書番号などの数字テーマ別…ライセンス関係、設備関係、備品関係といったテーマ
製品の種類が多いなら、名称別で分類するのもいいでしょう。名称は五十音順で並べるため、社内で製品名を略称で呼ぶことが多いなら、略称と正式名称のどちらにするか統一しなければいけません。 契約書の数が膨大なら、独自の契約書番号を付ける企業も多いものです。単純に通し番号や契約日といった数字を付けることもあります。しかし、支店や部署が多い場合は1桁目が支店の数字、2桁目は契約内容の数字、4桁目は作成年度、5桁目以降は通し番号といった厳格な数字ルールを設ける企業も少なくありません。 膨大な量の契約書をどのように分類するかは、多くの企業が悩むことです。業種や契約内容、取引先の企業は会社ごとに違うので、一概にベストと言える分類方法というものはありません。 繰り返しますが、重要なことは「後から探しやすい分類方法はどれか」という点です。何を軸にすれば最適に保管できるか、社内でよく検討してみてください。
リングファイルは使わない
クリアポケットをリングバインダーで綴じるリングファイルは、契約書の保管に向いていません。多くのオフィスで見かけるリングファイルですが、ページをめくるのに手間がかかります。さらに目当ての契約書を見つけても取り出すのに手間がかかるため、効率的ではありません。 契約書のファイリングにおすすめなのは、「クリアファイル+ボックスファイル」に保管する方法です。1案件ごとにインデックス付きのクリアファイルに入れ、ボックスファイルにまとめておきます。契約書が増えても、いちいちファイルをめくる必要がありません。 クリアファイル以外にも、厚紙で作られた「バーチカルファイル」もおすすめです。バーチカルファイルもクリアファイル同様に穴を開ける必要がなく、挟むだけで契約書を保管できます。いずれにしてもインデックスを付けて、分類名が一覧できることもポイントです。
契約書の保管業務を全て外注する
今では契約書の保管を丸ごと代行してくれるサービスもあります。「契約書の量が多く管理しきれない」「契約書をオフィスに置きたくないが、安全な場所に保管したい」という場合、保管を外注する方法を検討するのもいいでしょう。 保管サービスは、契約書のデータ化や原本の管理までを委託できます。もちろん金銭的なコストはかかりますが、人手が足りず契約書の保管業務が難しい会社にはおすすめです。
契約書をスキャンする時に知っておきたい注意点
契約書をスキャンする際には、以下の注意点を押さえておきましょう。
紙で取り交わした契約書は紙で保管しなければならない電子契約であればデータ保管が認められる
紙媒体の契約書スキャンデータは、保管しても場所を取りません。しかし紙の契約書は紙で保管することが原則であり、スキャンしたからといって捨てていいものではないのです。順番に解説します。
紙で取り交わした契約書は紙で保管しなければならない
紙媒体で取り交わした契約書は、スキャンしても保管期間内は破棄できません。 もちろん前述の通り、紙の契約書をコピーすることにもメリットはあります。万が一原本をなくした際にも契約内容を確認できますし、効力が切れた契約書の備忘録にもできます。 しかし契約書のコピーはあくまでもコピーです。裁判が起こって契約書が必要になった際、スキャンデータには原本と同等の効力がありません。万が一相手方が「そのコピーは捏造である」と主張すれば、裁判官はスキャンデータを原本と同じ証拠として扱えない可能性が高いのです。 そもそも契約書内には、「契約証として本証書を2通作成し、甲乙各1通を保管すること」と書いてあるものです。「スキャンデータがあるから」と原本を破棄してしまうと、この契約内容に違反したことになってしまいます。 紙の契約書のスキャンデータは、あくまでも備忘録として保管します。つまり紙の契約書はスキャンデータがあっても原本を保管しなければいけません。
電子契約であればデータ保管が認められる
電子契約書で契約を結んでいれば、データで保管した契約書自体が「原本」となります。そのため、紙媒体での契約書は存在しません。 多くの企業が契約書を電子化し始めていますが、電子契約なら保管にかかるコストも抑えられます。 電子契約は契約データをクラウド上に保存します。そのためオフィスで邪魔にならず、災害や紛失のリスクがありません。検索機能を使って過去の契約書もスムーズに取り出せるため、管理の手間も省けるのです。 また、リモートワークの促進にもつながります。契約書を電子化できれば契約業務自体もリモートワークで完結できますし、契約書の原本を探しに出社する必要もありません。ペーパーレス化にも直結するため、国内でも多くの企業が契約の電子化を進めているのです。 まだ全ての契約書が電子化を認められているわけではありません。しかし国もデジタル化を推進しているため、将来はもっと電子化できる契約書が増えていくでしょう。 参考：【2021年版】おすすめ電子契約サービス26選を徹底比較！選び方のポイントも紹介
まとめ
契約書の保管方法や、管理できていないリスクをご紹介しました。まとめると、以下の通りです。
契約書には、法的に保管義務があるものもある契約書をきちんと保管できていないと、さまざまなリスクにつながる契約書はクリアファイル+ボックスファイルの保管がおすすめ契約書の保管を効率化したいなら電子契約もおすすめ紙の契約書のスキャンデータには原本と同じ効力はない
契約書の保管業務は面倒と感じてしまいますが、一度きちんと整理しておくと後で必要になった際大変楽になりますよ。自社に合った契約書の管理方法を見つけ、適切に管理してきましょう。
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