受付システムを採用し、これまで属人化していた窓口業務をシステムが代行することで人件費の削減が可能となります。 メリットが多い受付システムサービスですが、比較検討してみると、
カスタマイズ機能来訪者の操作のしやすさ情報管理とセキュリティ機能
など、サービスによっても違いがあり、自社にあった受付システムサービスを選ぶのは大変です。 そこで本記事では、受付システムサービス27社の料金や特徴を、分かりやすく整理してまとめました。 この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な受付システムサービスを効率的に比較することができます。 なお、本記事では各受付システムサービスの注目度を客観的に判断するために、「受付システム 比較」で検索し、検索上位10位までの紹介サイト8個を調査し、各受付システムサービスを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。
RECEPTIONIST／株式会社RECEPTIONIST
RECEPTIONIST／株式会社RECEPTIONISTSmart at reception／M-SOLUTIONS株式会社ラクネコ／株式会社プロトソリューションACALL RECEPTION／ACALL株式会社more Reception／富士ソフト株式会社Face Touch／チームラボ株式会社企業受付 for Sota／株式会社ユニキャストVisitView／株式会社Knowlbo（ナルボ）WowDesk／ワウテック株式会社iPult ／名電通株式会社I-FACE／株式会社アイエンターコンコンコール／三菱電機エンジニアリング株式会社workhub Reception（旧：bitreception）／株式会社ビットキーMOT/Phone受付システム／株式会社バルテックオレッセシリーズ／日本電通株式会社その他おすすめの受付システムサービス12選受付システムを選ぶ3つのポイントポイント1.カスタマイズ機能ポイント2. 来訪時の操作のしやすさポイント3. 情報管理とセキュリティ機能機能まとめ
元受付嬢が開発した受付システム。様々なツールと連携して、業務効率化を促進。受付前の日程調整から自動化できる。
Smart at reception／M-SOLUTIONS株式会社
iPadを使用した無人受付。大掛かりな工事が不要。事前発行されたQRコードをかざすだけで受付が完了。データはクラウド上で一括管理。
ラクネコ／株式会社プロトソリューション
ゲストの来訪を直接担当者にお知らせ。クラウドカレンダーからの予定入力で、来訪者へのインビテーションメールを自動送付。受付した来訪者を直接受付画面上から会議室へ誘導できる。
ACALL RECEPTION／ACALL株式会社
iPad一台で、受付対応の自動化・無人化を実現。チャットツール・内線電話・FaceTimeなどで、担当者が来訪者通知を受け取れる。メニューの機能設定からデザインまで、自由なカスタマイズが可能。
more Reception／富士ソフト株式会社
内線接続・Rコード受付・入館カード発行が、1台の受付端末で利用できる。卓上型・自立型・入館カード発行タイプなど、豊富な筐体ラインナップ。利用開始から3年間、メール・電話によるサポートが無料。
Face Touch／チームラボ株式会社
名前からではなく、写真から担当者を探すことができる無人受付システム。出身地や趣味、特技などの情報を入力することで、 来訪者との会話のきっかけが生まれる。呼び出しは担当者に直接送られ、応答は専用応答アプリで簡単に行える。
企業受付 for Sota／株式会社ユニキャスト
かわいいロボットが来訪者をお出迎え。初年度は時給285円、初年度以降は時給135円で稼働。来訪者への応対内容を自動で記録。
VisitView／株式会社Knowlbo（ナルボ）
KIOSK端末による無人受付に対応。セキュリティゲートと連携させた運用も可能。複数オフィスでも利用可能。
WowDesk／ワウテック株式会社
来訪者は、事前に伝えられた番号を入力するだけで受付完了。運送会社や採用面接の応募者など、特定の来訪者専用の受付ボタンを設置可能。来訪のタイミングで担当者のスマートフォンやPCに直接通知。
iPult ／名電通株式会社
iPadを利用した無人受付システム。来訪者がワンタッチで、日本語・英語切り替え可能。カレンダータイマーによる自動ON・OFF機能付き。就業時刻に合わせて電源を入れる必要がない。
I-FACE／株式会社アイエンター
基本的にiPadと電源さえ確保できれば利用可能。来訪者がQRコードをかざす、もしくは受付番号を入力することで、最速で担当者を呼び出し。設置に必要な機器は最短１営業日で用意。
コンコンコール／三菱電機エンジニアリング株式会社
受付アナウンス機能により、来訪者に失礼のない対応ができる。インフォメーション画面追加機能により、来訪者にフロア案内等の情報を提供できる。外国語４か国語対応。
workhub Reception（旧：bitreception）／株式会社ビットキー
予め来訪者に送信されたQRコード、もしくは来訪者情報入力による受付が可能。OutlookやGoogleカレンダーからも予定を登録できる。bitlock PRO、bitlock GATEと連携し、会議室のロックを自動で遠隔解錠できる。
MOT/Phone受付システム／株式会社バルテック
エントランスに設置された受付システムから直接、担当者のスマートフォンに繋がる。受付タブレットの表示を、企業・ブランドオリジナルのものに変更可能。日本語と英語に対応。
オレッセシリーズ／日本電通株式会社
受付カウンターに設置。壁掛けも可能。背景・待機画像を自由に設定表示できる。5年間オンサイト保守サービスを全国展開・保守パックで提供。
その他おすすめの受付システムサービス12選
Envoy AIplay-Info IBTARS おくだけレセプション iPad受付システム らいきゃくん GuestCool ロボコネクト Intelligent Guest Navigator 受付嬢 受付システム アイタッチ monica ReClip
受付システムを選ぶ3つのポイント
受付システムを選ぶポイントは以下の3つです。 ポイント1. カスタマイズ機能 ポイント2. 来訪時の操作のしやすさ ポイント3. 情報管理とセキュリティ機能 次にそれぞれのポイントを具体的に解説します。
ポイント1.カスタマイズ機能
受付は企業の顔として、最初に来訪者が目にするところです。そのため、無人システムであっても、来訪者の心証が良くなる「おもてなしの心」が求められます。来訪者が戸惑うことなく簡単に操作できるように、受付システムをカスタマイズできるサービスが理想的です。 カスタマイズの例として挙げられるのは、待ち受け画面です。選択肢の中から選べたり、自社ロゴや商品の画像などを入れてオリジナルの待ち受け画面を設定できるシステムもあります。 また、配達業者や面接者といった訪問先が決まっている方の来訪が多い場合は、来訪者別のボタンで操作性を向上できると良いでしょう。簡単な操作で担当者を呼び出せるようになったり、社名や連絡先の入力画面を表示できるようになったりと自社に最適なフローをつくることができます。 さらには音声ガイドなど受付アナウンス機能をつけることができれば、来訪者にもより親切な印象です。カスタマイズ機能を活用することによって、事務的ではなく、来訪者に寄り添った温かみのある対応が実現されます。受付フローも改善され、一石二鳥です。
ポイント2. 来訪時の操作のしやすさ
受付システムの操作のしやすさは来訪者にとっても、企業側にとっても重要なポイントです。それぞれの立場から重視したい項目を紹介します。
来訪者側の操作のしやすさ
受付システムは、初めて自社を来訪する方にとってもわかりやすく、簡単に操作ができるものが求められます。使い方がわかりにくい受付システムは来訪者に悪印象を与えかねません。導入前には、一度システムに操作をしてみて、使用感を確認することをおすすめします。 操作を簡便化するためには、担当者検索機能がついているシステムがおすすめです。担当者を直接指名することで、内線電話のかけ間違いを防げるようになり、スムーズに呼び出せます。名前からではなく、写真から担当者を探すことができる無人受付システムも存在します。 また、来社前に受付用のQRコードを来訪者宛に発行するシステムを選ぶことで、当日の受付を簡略化することが可能です。面接日などに同じタイミングで複数の来訪者が受付システムを使うことになっても、事前にコードを発行しておけばスムーズに来訪手続きを進められます。 もうひとつ気にかけておきたいのは、言語設定です。外資系企業や外国人とのやり取りが多い企業には、外国人が来訪する機会も珍しくないでしょう。日本語に不慣れな外国人もすぐに受付システムを使えるように、多言語設定が可能なシステムを選ぶのがおすすめです。 このように来訪者の視点に立って受付システムを選ぶことが重要です。
企業側の操作のしやすさ
企業側にとっても、操作のしやすさは重要なポイントです。来訪者から受付連絡があった際、担当者がすぐに気づいて対応できるシステムがあると相手を待たせることがありません。 通知方法にもさまざまな種類がありますが、多くのシステムは担当者のパソコンなどに来訪者の通知がポップアップされるようになっています。それ以外にもチャットやメール、内線電話など多様な通知方法が備わっています。 複数の通知機能が備わっているシステムを選ぶと、自社に合った呼び出し方法に設定することができ、来訪者を待たせることがない、スムーズな対応が可能です。
ポイント3. 情報管理とセキュリティ機能機能
企業のセキュリティを管理するためにも、受付システムには来訪者の情報を適切に管理できる機能が求められます。いつ、誰が来社したのかを自動で録音・録画できるシステムがあると、わざわざ紙の受付表を作成したり、来訪者自身に記入してもらったりする必要がありません。 さらにセキュリティ機能を高めるためには、施錠機能が備わっている受付システムがおすすめです。来訪者通知を受けた企業側が対応をしながら、遠隔操作で受付付近のドアのロックを解除することができるシステムを選ぶと外部からの不法侵入を防げます。
まとめ
本記事では、受付システムサービスを27社紹介しました。 選ぶポイントとしては、カスタマイズ機能、来訪時の操作のしやすさ、情報管理とセキュリティ機能を比較して決めると良いでしょう。 本記事の情報を参考に、自社にフィットする受付システムサービスを見つけてください。
