2022 24

名刺管理ソフトで情報をデータベースに集約することで、検索性が増すため、より顧客情報を有効活用しやすくなります。 コロナの影響からオンラインでの名刺交換が増えてきており、名刺管理ソフトの利用の幅が広がってきています。 名刺管理ソフトの導入を検討する場合、

名刺情報の活用しやすさ取り込み・参照・検索方法読み取り可能な名刺の枚数

など、サービスによっても違いがあり、自社にあった名刺管理ソフトを選ぶのは大変です。 そこで本記事では、名刺管理ソフト24社の料金や特徴を、分かりやすく整理してまとめました。 この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な名刺管理ソフトを効率的に比較することができます。 なお、本記事では各名刺管理ソフトの注目度を客観的に判断するために、「名刺管理ソフト　比較」で検索し、検索上位10位までの紹介サイト7個を調査し、各名刺管理ソフトを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。

名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、対面で交換した紙の名刺の情報を専用のスキャナーやスマホで読み取って、デジタルで管理するソフトのことです。名刺管理ソフトには個人向けのものもありますが、多くは法人向けに作られています。ソフトを活用することで顧客や取引業者の情報が社内全体で共有できるようになり、新規顧客開拓や人脈づくりに有効です。

名刺管理ソフトとは？名刺管理ソフトができること名刺検索他アプリケーションとの連携外国語の読み取りセキュリティ対策名刺管理ソフトのメリット・デメリットメリット①社内の業務効率化を期待できるメリット②社員が名刺を共有できるメリット③管理の手間の削減デメリット①すべての名刺を正確にスキャンできないデメリット②CRMツールと二重での管理が必要となるデメリット③(自分で管理するのと比較して)コストがかかる名刺管理ソフトを選ぶ3つのポイントポイント1. 名刺をどのように活用できるのかポイント2.取り込み・参照・検索にさまざまな方法があるかポイント3. 一定の料金で何枚の名刺を読み取れるのかEight（エイト）／Sansan株式会社ホットプロファイル／株式会社ハンモックWantedly People／ウォンテッドリー株式会社myBridge／LINE株式会社CAMCARD BUSINESS／ワウテック株式会社名刺de商売繁盛／ヤマトシステム開発株式会社SmartVisca／株式会社サンブリッジメイシー／株式会社もぐらアルテマブルー／キヤノンエスキースシステム株式会社GRIDY 名刺CRM／ナレッジスイート株式会社名刺万能／プラネックスコミュニケーションズ株式会社やさしく名刺ファイリング PRO／株式会社 NTTデータNJK名刺バンク2／株式会社アイネットPHONE APPLI PEOPLE （旧:連絡とれるくん）／株式会社Phone AppliEvernote／エバーノート株式会社その他おすすめの名刺管理ソフトまとめ

交換後は存在が忘れられてしまいがちだった紙の名刺をデジタル化することで、必要時には検索機能を使ってすぐに情報を引き出せるようになります。外出時にも名刺の束を持ち歩く必要はなく、外回りが多い営業担当者の負担も軽減されます。スマートフォンアプリをあわせて展開しているソフトを選べば、より気軽な名刺検索と情報閲覧が可能です。

名刺管理ソフトができること

名刺管理ソフトにはできることがたくさんありますが、主に挙げられるのが以下の4つです。

名刺検索

名刺をデータ化すると、ソフト内をスピーディーに検索できます。 名刺管理ソフトの中には、クラウドで名刺を管理してくれるアプリもあり、外出先から名刺を検索することもできます。クライアントに外で会う時、出張時など、会社を離れなければならない場面はたくさんあります。 クラウド名刺管理ソフトであれば、外出先で名刺のデータを確認する時も容易にスマホから検索が可能なため便利です。

他アプリケーションとの連携

名刺管理ソフトで読み取ったデータをほかのアプリケーションとの連携も可能です。例えば、多くの企業が業務で使用しているExcelにも、読み取った名刺データを出力できます。Excelだけでなく、名刺管理ソフトによってはメッセージアプリとの連携もできます。

外国語の読み取り

日本語以外で印刷された名刺データを読み込みも可能になりました。例えば、英語や中国語などです。現在はグローバル社会なので、ほかの国の人とビジネスをする機会も少なくありません。そのため、外国人の名刺も一緒に管理できる点に利便性を感じる人も少なくないでしょう。

セキュリティ対策

ネット上に名刺データを管理するのでセキュリティ面が気になる方も多いかもしれませんが、セキュリティ対策もしっかりしています。例えば、名刺によって閲覧制限をかけたり、アクセスログ機能があるため、誰がいつデータにアクセスしたのかも知れます。

名刺管理ソフトのメリット・デメリット

名刺管理ソフトにはメリットとデメリットがあります。まずはメリットから見ていきましょう。

メリット①社内の業務効率化を期待できる

紙のまま名刺を管理していると、ある特定の名刺を見たい時、数多くの名刺の中から探さなくてはなりません。導入していればPCやスマホから検索できるので、名刺を探すスピードが早くなります。 また、名刺管理ソフトを導入する前の整理には手間がかかります。例えば、名刺を探しやすいように、交換した日付別に振り分けたりしなければなりません。名刺管理ツールを導入し業務効率化が進むことで、社員の負担を減らせるため、働き方改革を後押しすることにもつながります。

メリット②社員が名刺を共有できる

名刺をそれぞれの社員が別々に管理している会社もあるでしょう。名刺管理ソフトを導入していないと、ほかの社員が交換した名刺の情報を共有するのは難しいです。なぜなら、いつ誰と名刺交換したのかわからないので、どのような名刺を持っているのか全てを把握することはできないからです。 名刺管理ソフトを導入すれば、情報をほかの社員と共有でき、人脈を可視化できるため、利便性が増します。

メリット③管理の手間の削減

手作業で名刺を管理しているとスペースを確保したり、名刺を探しやすいように、日付や会社名などで名刺を振り分けなければなりません。名刺管理ソフトを導入していると管理スペースの必要性は低くなりますし、振り分けも名刺管理ソフトがサポートしてくれるので、省スペース化など管理の手間を少なくできるでしょう。 名刺管理ソフトにはデメリットも存在します。

デメリット①すべての名刺を正確にスキャンできない

名刺管理ソフトのデメリットは、すべての名刺を正確にスキャンできない点です。例えば、スキャンしても読み込んだ氏名や住所などのデータが誤っている場合もあります。もし正しく情報を読み込めなかった時は、人間が手を加えて修正してあげなければなりません。

デメリット②CRMツールと二重での管理が必要となる

CRMツールを活用し、顧客情報を管理している場合は、名刺のデータがCRMツールを重複するため二重の管理をする必要があります。すでCRMツールを導入している場合には注意が必要です。

デメリット③(自分で管理するのと比較して)コストがかかる

今まで手作業で管理していた人にとっては、ツールを導入するのにコストがかかります。手作業とツール、どちらが自分にとってあっているかも予算や導入費用から判断すると良いでしょう。

名刺管理ソフトを選ぶ3つのポイント

名刺管理ソフトを選ぶポイントは以下の3つです。 ポイント1. 名刺をどのように活用できるのか ポイント2. 取り込み・参照・検索にさまざまな方法があるか ポイント3. 料金内で何枚の名刺を読み取れるのか 次にそれぞれのポイントを具体的に解説します。

ポイント1. 名刺をどのように活用できるのか

せっかく取り込んだ名刺の情報は、積極的に活用しなければ意味がありません。未活用にならないように、名刺管理ソフトは多様な活用方法を提案しています。 たとえば名刺データのURLを送り合ったり、QRコードを読み取ったりするだけでお互いの名刺情報を交換できるオンライン名刺交換機能は、コロナ禍で対面の機会が減った現代のビジネスシーンにおいて大変重宝されている機能です。 また、オンラインでの名刺情報管理が進む昨今にあって、現在はオンラインイベントを開催してくれる名刺管理ソフトにも注目が集まっています。名刺管理ソフトのプラットフォーム上でイベントやウェビナー、会議を開催することで、参加者同士は名刺を交換することができ、人脈を広げられると評判です。 グローバル化が進む社会のなかでは、名刺言語の自動判定機能付きソフトがおすすめ。英語や中国語などの多言語に対応しているソフトであれば、外国人と名刺を交換するときにも情報を管理しやすくなります。 また、企業や部署ごとに名刺を交換した人の情報を仕分けできるタグ・リスト機能付きのソフトを選ぶと、年賀状や贈り物などの一括送信時に情報を呼び出しやすくなり、おすすめです。 名刺管理ソフトの活用方法は多様化していますので、自社の業務内容や取り組みに合わせたものを選びましょう。

ポイント2.取り込み・参照・検索にさまざまな方法があるか

現在市場に存在する名刺管理ソフトの多くは、スマホのカメラ撮影で名刺のデータが読み取れるようになっています。専用のスキャナーではなくスマホで読み取れるソフトを選べば、外出先で名刺を交換した時点ですぐに名刺情報を取り込めます。 iPhoneやAndroid対応の名刺管理アプリがあれば、既存の名刺データ検索や管理もスムーズです。起動する都度ログインをする必要もなく、社名や氏名を入力するだけで簡単に名刺データを引き出せます。 スマホ内の電話帳や地図と連携しているソフトであれば、営業担当者は取引先とのアポイントの際にも連絡を取りやすくなり、道に迷うことなく待ち合わせ場所に向かうことができるでしょう。 名刺管理ソフトを社内全体で使用することになった場合、デジタル関連が不得手な方も対応できるように、簡単で直感的な操作が可能なソフトを選ぶことをおすすめします。また、オペレーターが名刺取り込みのサポートをしてくれる製品もあります。 こういったサポートを受けることで、名刺データの読み込みや情報の検索にもすぐに慣れていくでしょう。

ポイント3. 一定の料金で何枚の名刺を読み取れるのか

1ライセンスごとの月額料金を定めている名刺管理ソフトもあれば、名刺の取り込み枚数無制限で固定月額料金を定めているソフトもあります。 名刺の保有枚数が多いのであれば、枚数無制限のプランを提案しているソフトを選んだほうがコストパフォーマンスが改善される可能性大です。反対に名刺交換の場が限られている企業であれば、名刺1枚を読み取るごとに料金が発生する、従量課金制の名刺管理ソフトを選ぶとコストを最小限に抑えられます。 名刺の読み取り枚数以外にも、料金プランを比較するときにはサポート体制の有無やスキャナの品質や台数などにも目を通した上で最終的に決定するようにしましょう。年額プランを設けているソフトであれば、毎月料金を支払うよりもお得になるケースが多く、ソフトの長期的な利用を視野に入れている企業におすすめです。

Eight（エイト）／Sansan株式会社

名刺を撮るだけ。AIと手入力を組み合わせた最高水準の技術で、素早く正確にデータ化。URLやQRを相手に送るだけで簡単にオンラインで名刺交換。Eightでつながると、相手が転職や昇進などで名刺を変更した場合に「通知」が届く。

法人向けツールとして利用検討する場合は、Sansanがおすすめです。

ホットプロファイル／株式会社ハンモック

顧客情報が1画面に集約。最新情報から過去の営業活動まで簡単に把握できる。項目のカスタマイズやAPIを使った連携により、機能の拡張が可能。まずは名刺管理から導入し、必要な機能だけを段階的に追加することも可能。

Wantedly People／ウォンテッドリー株式会社

同時に10枚、受け取った名刺全てを1回の撮影で同時に読み込み。瞬間データ化。スキャンした名刺データから相手に関連する情報をその場で検索。お互いを知り、関係を深められる。Peopleでつながった相手がプロフィールを更新すると、アプリを開いただけで確認できる。

myBridge／LINE株式会社

社内のメンバーと手軽に名刺をシェアし、共同で管理できる。連絡先の共有が必要なときは、登録した名刺をLINEやメールなどで手軽に共有できる。名刺を登録すれば、スマートフォンに連絡先を登録していない相手でも着信時に相手の名刺情報が表示される。

CAMCARD BUSINESS／ワウテック株式会社

文字認識機能が組み込まれているから、名刺をスマホで撮影するだけで即データ化。顧客情報を全社で共有。いつでもどこでも社内の人脈データにアクセス。対面でなくても、オンライン上で名刺の交換・共有が可能。

名刺de商売繁盛／ヤマトシステム開発株式会社

複数枚の同一人物の名刺を整理することで、顧客情報の一本化ができる名寄せ機能。「出身地」「趣味」「嗜好」など、名刺情報だけでは読み取れない人物の特徴や個人的な面談記録を登録できる。商談内容を商談相手の名刺に紐づけて登録できる。

SmartVisca／株式会社サンブリッジ

タグ付けやキャンペーンの紐づけで、グルーピングやセグメント分けも簡単。オンライン名刺もURLで簡単送信。相手の返信もスマートフォンから名刺を読み取るだけの簡単操作。登録した名刺情報はクリックひとつで取引先責任者や取引先に追加や上書き更新。

メイシー／株式会社もぐら

たまった名刺を送るだけで、スタッフが確実にデータ化。会社でメイシーを利用しているスタッフ全員の名刺情報から一括で検索が可能。データはISMS取得のデータセンターに格納され、通信もSSLで暗号化。

アルテマブルー／キヤノンエスキースシステム株式会社

取り込むだけ！外部オペレーターによる精度99％の文字補正。名刺にない人物情報も合わせて登録。コンサルタントが要望を細やかにヒアリングし、最適な活用方法を提案。

GRIDY 名刺CRM／ナレッジスイート株式会社

名刺情報を「正確」「高速」にデジタル化。企業資産として確実に蓄積。グループウェア・SFAとの機能連携で情報の一元管理・共有を実現。国内法が適用される国内大手IDCでの運用で、セキュリティ面でも安心。

名刺万能／プラネックスコミュニケーションズ株式会社

世界21ヶ国22言語に対応する高度な文字認識機能を搭載。高度なレイアウト解析により、テキストデータ変換後の編集作業の手間を軽減。QRコード作成機能を使用すれば、読み込んだ名刺データを携帯電話へ簡単に取り込める。

やさしく名刺ファイリング PRO／株式会社 NTTデータNJK

直観的に操作・確認できる名刺管理画面。住所録や筆ソフトにデータを転送して活用可能。スマートフォン用名刺閲覧アプリが無料で付属。PCから登録したデータをスマートフォンで閲覧可能。

名刺バンク2／株式会社アイネット

ユーザ数課金ではなく、名刺枚数によって課金。利用人数に縛られない価格設定。スマートフォン・タブレットなどのカメラ機能で取込可能。国内最高クラスのアイネットクラウドデータセンターにて運用し、セキュアな名刺管理を実現。

PHONE APPLI PEOPLE （旧:連絡とれるくん）／株式会社Phone Appli

社員・顧客情報などをクラウドで一元管理。「Sansan」の名刺管理機能にアクセス可能。登録情報から安否を確認、人事データの二重メンテナンスが不要。

Evernote／エバーノート株式会社

テキスト・画像・音声・スキャン・PDF・文書。大切なものを何でも記録。利用中のすべての端末でデータが同期されるので、必要な情報にいつでもどこからでもアクセス可能。多彩な編集機能により、自分らしく自由にノートを編集できる。

その他おすすめの名刺管理ソフト

SkyDesk Cards R 名刺スキャナー Biz.Cards PhoneAppli（フォンアプリ） for Salesforce PiQy 超名刺 Business Card Manager Lite 名刺ファイリングCloud（旧 THE 名刺管理） スパイラル Saciva

まとめ

本記事では、名刺管理ソフトを24社紹介しました。 選ぶポイントとしては、名刺の情報の活用方法とスマホ対応の有無、そして一定の料金で読み取れる名刺の枚数を目安にすると良いでしょう。 本記事の情報を参考に、自社にフィットする名刺管理ソフトを見つけてください。