2022 15

しかし、営業効率化ツールといっても種類が多く、搭載機能や料金プランもそれぞれ異なるため、自社に適したツールは何か迷われる方も多いのではないでしょうか。 本記事では、営業効率化ツール15個の料金や特徴を、わかりやすく整理してまとめました。営業活動を効率化する12の方法と、その方法を成功に導く3つのポイントもあわせて解説します。 この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な営業効率化ツールを効率的に比較することができます。さらに、営業効率化の具体的な施策がイメージできるようになり、読了後すぐに営業部門で施策を実行に移すことができるでしょう。 営業担当者に配属されてから日が浅い方にも丁寧にわかりやすく解説しますので、ご安心ください。 商談の議事録を自動文字起こしで不要にする「MiiTel for Zoom」

営業効率化ツールのピックアップ[PR]

Salesforce／株式会社セールスフォース・ジャパン

営業効率化ツールのピックアップ[PR]fondesk／株式会社うるるSalesforce／株式会社セールスフォース・ジャパンeセールスマネージャーRemix Cloud／ソフトブレーン株式会社Sansan／Sansan株式会社Senses／株式会社マツリカZoho CRM／ゾーホージャパン株式会社サイボウズ／サイボウズ株式会社Adobe Marketo Engage／アドビ株式会社whereby／Telenor社GeAIne／エッジテクノロジー株式会社Innovation X Solutions／Innovation X SolutionsHubSpot／HubSpot Japan株式会社Knowledge Suite／ナレッジスイート株式会社cyzen／レッドフォックス株式会社pickupon／pickupon株式会社Slack／株式会社セールスフォース・ジャパンその他おすすめの営業効率化ツール営業活動が効率化できない原因確度の低い見込み客に営業している事務作業に多くの時間を割いている引き継ぎ時のミスや漏れが多い営業効率化を行うためのステップステップ1：営業活動をプロセスごとに細分化ステップ2：ノンコア業務の見直しステップ3：コア業務の見直し営業効率化のための方法12選業務の見直し顧客管理ツール・設備導入社員教育営業効率化を成功させるポイント3つポイント1：マッピングや業務可視化ツールで業務を見える化するポイント2：小～大までの目標を設定するポイント3：営業活動を分析し業務の無駄や課題を検証するまとめ

会社や事務所の電話受付を代行し、チャットやメールで電話の内容をお知らせ。時間外や着信拒否時に読み上げるメッセージを、テキストで指定できる。着信を拒否したい相手の電話番号を10,000件まで登録できる。

時間や場所を問わず、顧客との関係強化や商談の成立を実現。使いやすいアプリで、バーチャル営業や人材育成・売上予測・計画が可能。さまざまな事業規模に対応。小規模から始めて後で拡大できる。

eセールスマネージャーRemix Cloud／ソフトブレーン株式会社

導入実績5,500社以上、利用継続95％。直感的に理解できるダッシュボードで、営業現場とリアルタイムにコミュニケーション。万全のフォロー体制で定着・活用するまで支援。

Sansan／Sansan株式会社

業界・業種を問わず、8,000社の利用実績。業績・従業員規模・売上高など、企業に関する様々な情報を活用できる企業データベースを標準搭載。人や企業のつながりの情報、メールや商談の履歴など、接点情報を正確にデータ化。

Senses／株式会社マツリカ

AIが案件のリスク分析や類似案件を直接アドバイス。各担当の進捗状況を直感的に共有できる案件ボード。面倒なデータ入力もモバイルアプリからワンクリック。

Zoho CRM／ゾーホージャパン株式会社

顧客データをそれに関連する活動と紐付けて記録、管理。CRMに登録された顧客にマーケティングアプローチを実施し、結果の記録も自動化。CRMに記録されたデータから必要な情報を自動集計。リアルタイムのデータを常に可視化。

サイボウズ／サイボウズ株式会社

多くの中小企業が支持。日本のビジネスにおける使い勝手を追求した機能が満載。パソコン・タブレット・スマートフォンなど、様々なデバイスに対応。

Adobe Marketo Engage／アドビ株式会社

行動のトラッキングにより、適切な顧客や見込み客との関係を構築。マーケティング全体や、各チャネル施策の収益への貢献度を測定。

whereby／Telenor社

リンクだけで、どこでも誰とでも接続できるビデオ通話。アプリやソフトウェアのダウンロードは不要。ユーザー数、500万人以上。

GeAIne／エッジテクノロジー株式会社

企業の問合せフォームに、自動で営業メールを送り新規アポを獲得。AIが受注リストから傾向を分析し、自社に適したアタックリストを自動で分類。営業文章をA/Bテストし、効果が高い文章に最適化。

Innovation X Solutions／Innovation X Solutions

リリースから1年で300社以上に導入された営業支援Techツール。営業資料や動画の閲覧をトラッキングすることで「連絡すべき顧客」がリアルタイムでわかる。自動でアポイントを獲得でき、営業効率が向上。

HubSpot／HubSpot Japan株式会社

世界120か国以上で14万社以上の導入実績。11言語対応。万全のサポート体制と活発なコミュニティーが、学習と成長を後押し。

Knowledge Suite／ナレッジスイート株式会社

グループウェア・SFA・CRM・ビジネスアプリケーションが機能連動してオールインワン。データ蓄積量に応じて、利用した分だけ支払う従量課金型。PC・スマートフォン・携帯電話・タブレット端末で使用できる、マルチデバイス対応。

cyzen／レッドフォックス株式会社

顧客の情報をスマホの地図にマッピング。訪問活動を効率化。正確な位置情報を共有。活動をリアルタイムに把握。業務報告をスマホで完結。写真で具体的な記録が可能。

pickupon／pickupon株式会社

AIが通話内容を自動でテキスト化してくれるクラウドIP電話。PCとヘッドセットがあれば利用開始可能。細い帯域でも切れにくくクリアな音質を実現。

Slack／株式会社セールスフォース・ジャパン

あらゆる仕事をトピックごとに整理。コミュニケーションを一箇所にまとめ、チャンネルごとに会話の論点を整理できる。

その他おすすめの営業効率化ツール

CAMCARD BUSINESS メイシー バーチャルテック UKABU Spokes ホットプロファイル Microsoft Dynamics 365 Freshsales Suite APOLLO SALES MiiTel Zoom SATORI ラクス UPWARD ネクストSFA GENIEE SFA/CRM サスケ MicoCloud b→dash Liny Synergy!LEAD チラCEO g-wic リモートセールスJP Tsumiki Tech DORIRU ビートレード・パートナーズ katakas Bigtincan Hub Handbook Musubu SALES BASE ビデオトーク AppSuite VyNDEX どこでもSHOWBY RemoMee Misoca NP掛け払い ジンジャー経費 kincone STREAMED Evernote B to B ビジネス×新規事業専門テレアポ代行 Sales Platform Re:lation riclink Google Meet DMCS HR pasture請求書受取 JUST.SFA LaXiTera Sales Force Assistant nomad cloud プロポクラウド GoodCall SALESCORE Magic Moment Playbook srush ailead Digima コールセンターのDX amptalk それではさっそく「営業効率化」について解説します。

営業活動が効率化できない原因

営業活動の効率化が進まない場合は、次のような無駄が発生している可能性があります。

確度の低い見込み客に営業している内勤業務に多くの時間を割いている引き継ぎ時のミスや漏れが多い

まずは、社内にこうした無駄が発生していないかを確認しましょう。

確度の低い見込み客に営業している

成約の確度が低い見込み客に繰り返し営業していると、営業担当者の時間や労力を無駄にしてしまいます。問い合わせがあって訪問したところ、実際にはまだ検討段階にすら入っていなかったというようなケースも珍しくありません。 コロナ禍での営業コミュニケーションはメールやオンラインが主流です。このような場合は、顧客の温度感がつかみづらくアポイントが取りにくいということもあるでしょう。

事務作業に多くの時間を割いている

事務作業に時間をかけ過ぎてしまうことも、原因の一つです。商談を行おうとすると、その事前準備として契約書や見積書、業務報告書、営業日報など数多くの書類を作成しなければなりません。 こうした事務作業に多くの時間をとられることで、営業活動に割く時間が減り、効率性を阻害してしまいます。

引き継ぎ時のミスや漏れが多い

営業担当者間で情報を引き継ぐ際にミスや漏れが増えると、その確認作業に時間をとられるため営業効率が低下する原因となります。 特にリモートワークでは、対面でのコミュニケーションが減ることにより情報や資料の共有がうまくできず、業務ミスや情報の伝達漏れにつながるケースも少なくありません。 リモートワークに伴って顧客管理ツールを導入したものの、現状の業務やニーズに合っておらず、社内でうまく活用できていないというケースもあります。

営業効率化を行うためのステップ

上述したような原因に心当たりのある方は、以下3つのステップで営業効率化をめざしましょう。

ステップ1：営業活動をプロセスごとに細分化

営業活動における無駄を洗い出すには、普段から行っている営業活動をプロセスごとに細分化することが重要です。細かく分けて各業務を見直すことで、営業活動のどこで問題が発生しているか（ボトルネック）が把握しやすくなります。 営業活動には商談やヒアリング、アフターサポートのほか、書類作成や業務報告といった社内業務など、さまざまなプロセスが存在します。各プロセスを可視化したあと、細かい業務に視点を向け、具体的な課題を洗い出しましょう。

課題の例

飛び込み営業をはじめとする、確度の低い見込み客へのアプローチが多い 書類作成や整理に営業活動時間の70％を使用している

ステップ2：ノンコア業務の見直し

営業活動は主に「ノンコア業務」と「コア業務」の2種類の業務に分け、ノンコア業務から見直しましょう。ノンコア業務とコア業務の割合は、業務が直接売上につながる直接部門と、間接的にしか売上につながらない間接部門の比率によって異なります。 間接部門ほどノンコア業務が多く、直接部門はコア業務が多いのが特徴です。コア業務に比べてノンコア業務のほうが無駄を洗い出しやすく、無駄の削減も比較的容易に行えるため、まずはノンコア業務から効率化できないか検討すると良いでしょう。 例えば、軽費計算に自動入力システムを導入する、メール作成業務にはテンプレートを活用する、といった方法が効果的です。ノンコア業務のなかでも、現状でとくに多大な時間や労力が発生しているものから中心に見直しましょう。

ステップ3：コア業務の見直し

ノンコア業務の見直しが済んだあとは、業務が売上に直接つながるコア業務の効率化を進めます。コア業務を見直す際は、とくに「見込み客の仕分け」が重要です。 見込み客の属性や行動データから正確な成約確度を把握できれば、確度の高い見込み客から優先的にアプローチを行えるようになり、営業効率化が果たせます。この正確な成約確度を把握する方法を、「スコアリング（点数付け）」と呼びます。 ほかにもSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）を使い、営業部門で顧客情報や営業ノウハウを一元管理する方法も効果的です。 参考：SFAとCRMの違いは？使い分け・連携・活用方法のポイントを徹底解説 見込み客へアプローチしても成約につながらないケースが多い、といった悩みを抱えている場合は、システムの導入も視野に入れると良いでしょう。

営業効率化のための方法12選

営業効率化を進めるための具体的な施策について、4つのカテゴリごとに解説します。

業務の見直し

まずは、書類作成や営業ルートの構築など、主に社内で行う業務の効率化をご紹介します。次の3つの施策を参考に、無駄な作業を削減しましょう。

テンプレート化で書類作成の時間を圧縮させる

事前準備にかける時間をルール化する営業ルートを最適化し効率的に回るテンプレート化で書類作成の時間を短縮する

営業活動で頻繁に使用する契約書や見積書、業務報告書などの書類にテンプレートを活用しましょう。テンプレートがあれば書類が必要になるたびに最初から作り直す必要がなくなり、書類作成にかかる時間を短縮できます。 また、最近では書類のテンプレート化よりもさらに効率的な「書類作成業務の自動化」の技術が発展してきました。一例を挙げると、OCR（光学文字認識）というスキャナーで既存の書類から文字情報やフォーマットを読み取り、その情報をもとにRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の技術で自動的に書類をPDF化することが可能です。 こうした業務の工夫や最新技術の活用により書類作成時間を削減した結果、営業活動に割ける時間を増やせます。 RPAについては以下の記事で詳しく解説しています。 参考：RPAとは？いまさら聞けないRPAの仕組みと、3つの導入メリット 　　　【2022年最新】RPAツール比較17選！プロが教える絶対に失敗しない選び方

事前準備にかける時間をルール化する

事前準備の時間に明確なルールを設定するのも、営業効率化の方法の一つです。 見込み客の商談で相手としっかりとコミュニケーションをとれるよう、事前に入念な準備を行っておくことは重要です。しかし、事前準備に時間をかけすぎると、営業活動に割ける時間が減少してしまいます。 インターネットであらゆる情報を検索できるようになった現在では、商談相手の詳しい情報を探すために、気付けば数時間単位で時間を無駄にしてしまうケースも珍しくありません。そこで、「商談前の情報収集は1時間まで」と時間を決めておくことで、検索時間を無駄にせず効率的な情報収集を行えるようになります。 調査を始める時間、終わる時間を決めてからパソコンに向かうなど、時間への意識をより強めてみましょう。より徹底するなら、カレンダーやスケジュール帳に予定時間を記入する、ストップウォッチを使う、といった手もありです。

効率的な営業計画を立てる

オンライン商談は移動する必要がないため、通常よりも多くの営業対応が可能になりますが、アポイントを詰めすぎるのは禁物です。スケジュールに余裕がなくなると、情報処理が追いつかなくなるかもしれません。また、ダブルブッキングが発生し、顧客へ迷惑をかけるだけでなく信用を失う可能性もあります。 オンライン商談のアポイントを取るときは、「業務の時間」と、予定外の仕事やトラブルに対応できる「空白の時間」を確保しておきましょう。空白の時間があることで、突発的な依頼にも対応でき、精神的にも余裕が生まれます。 外回りの営業を行う場合は、いかに効率の良いルートで営業先を回れるかが重要になります。効率的に営業先を訪問できるよう、事前に最適な営業ルートを構築しておきましょう。 営業ルートを最適化するためには、訪問範囲をエリアごとに細分化することが大切です。見込み客情報を地域ごとに分けるか、同じエリアの見込み客にまとめてアポイントメントをとることで効率性が高まります。

顧客管理

適切な顧客管理を行うことで、正確な成約確度の把握やアプローチすべき見込み客の優先順位付けが可能になります。次の3つの施策を参考に、適切な顧客管理を行い、営業効率化を進めていきましょう。

ハウスリストを作成する優先度の高い見込み客を見極める商談前に見込み客の温度感を確認する

ハウスリストを作成する

ハウスリストを作成することで、属人的な営業活動を防止したうえで効率的な営業活動を行えるようになります。ハウスリストとは、マーケティングや営業活動によって収集した見込み客や顧客の総合的な情報のことです。 企業名や連絡先だけではなく、業種や役職、獲得経路、接触履歴など、営業活動に結び付くあらゆる情報を記載する点に特徴があります。 作成したハウスリストを営業部門全体で共有することで、営業担当者は客観的なデータに基づく効率的な営業活動を行えるようになり、勘や経験を頼りにした属人的な営業活動から脱却できます。

優先度の高い見込み客を見極める

営業効率化を進めるには、成約確度の高い見込み客に絞ってアプローチを行うことが大切です。営業活動では、見込みの薄い相手へ手当たり次第にアプローチしても成果は高まりません。 見込み客の成約確度を確かめる場合、「連絡先の情報しか保有していない人」「自社サイトで資料をダウンロードした人」といったように、まずはステージごとに見込み客を分類します。そのうえで、どのステージの見込み客が成約につながりそうかという観点から優先順位をつける方法が効果的です。

商談前に見込み客の温度感を確認する

各営業担当者が商談前に見込み客の温度感を把握することも大切です。事前に見込み客の温度感がわかっていれば、限られた商談時間のなかで、効率良く適切な提案を行えるようになります。 温度感の確認方法としては、例えば問い合わせ後に商談につながるケースだと、公式ホームページの問い合わせフォームに「商談時に質問したい内容」といった項目を設置する方法が有効です。ほかにもアポイントを取る際に、見込み客が気になっている点を直接質問して温度感を確認する方法もあります。

ツール・設備導入

予算に余裕がある場合は、次の3つの施策を参考にツールや設備の導入を検討してみましょう。導入したツールや設備をうまく使いこなせれば、大幅な営業効率化が期待できます。

SFAツールを導入するWeb会議システムを活用する充実したテックタッチ（ITを駆使した顧客対応）を用意する

SFAツールを導入する

SFA（営業支援システム）は、営業日報の共有や営業活動分析といった営業活動に役立つさまざまな機能を搭載したツールです。営業に関するデータを可視化・保管することができるSFAは、営業効率化において重要な役割を果たします。 SFAツールを導入することで次のようなメリットが生まれます。

最適な営業プロセスへ改善が可能になるノウハウやデータを効果的に活用できる出先から情報を入力し無駄を省ける

SFAツールの種類は幅広く、国内や海外を問わず数多くの製品がリリースされています。 ツールによって機能や価格が大きく異なるため、まずは使用目的を明確にしたうえで、次の3つのポイントを参考に適切な製品を選び分けましょう。

料金と必要な機能とのバランス使いやすさやカスタマイズ性サポート体制

SFAについては以下の記事で詳しく解説しています。 参考：営業管理の効率を上げるSFAとは？導入メリットや事例、おすすめツール5選を紹介 　　　【2022年版】おすすめSFAツール10選！営業支援システムの機能・価格・特徴を徹底比較

Web会議システムを活用する

Web会議システムを活用すれば、今まで対面で行っていた商談やヒアリングをWeb上で完結でき、移動時間やコストを大幅に削減できます。インターネットを通じて遠隔地から映像や音声をやり取りできるWeb会議は、新型コロナウイルス感染予防対策として多くの企業で取り入れられるようになりました。 近年では、音声認識機能が搭載されたWeb会議システムも出ています。音声認識機能を活用して参加者の発言をリアルタイムで自動的にテキスト化しておけば、それを議事録として使用することも可能です。 このようにWeb会議システムを導入すると、営業効率化につながるのはもちろん、次のようなメリットが生まれます。

移動時間や場所確保などの手間を減らせる交通費や会場費のコストを削減できる場所を問わずに商談や会議に参加できる多様な働き方の実現につながる音声認識機能で議事録の作成時間を短縮できる

以下の記事では、Web会議システムの選び方と、オンライン営業で成果を上げるポイントを詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。 参考：【2021年最新版】人気のWeb会議システム43選を厳選比較！選び方のポイントも伝授 　　　オンライン営業とは？成果を最大化する2つのポイントと9つのコツ

充実したテックタッチ（ITを駆使した顧客対応）を用意する

テックタッチを充実させることも有効です。テックタッチは、カスタマーサクセスにおける顧客対応モデルの一つで、お客様と個別の会話をすることなくメールやWebサイトなどで情報を提供する方法です。代表的なテックタッチの例としては、チャットボットや自動応答メール、プッシュ通知などの種類があります。 社内にテックタッチを導入すると次のようなメリットが生まれます。

不要な問い合わせを減らせる確度の高い見込み客にじっくりアプローチできる少ない人員で広範囲への対応が可能になる

自社サイトに問い合わせを行うユーザーは、そのすべてが見込み度が高いわけではありません。見込み度の低い一人ひとりのユーザーに対応していたのでは、営業効率が下がってしまいます。 そこで、例えば問い合わせページにチャットボットを導入することで、確度の低いユーザーにはAIが対応し、見込み客になりうるお客様だけに集中して対応できるようになります。

社員教育

最後に社員教育における営業効率化の施策をご紹介します。

営業社員の意識改革を行う営業マニュアルを作成する営業日報に基づいて改善を行う

営業社員の意識改革を行う

営業効率化の具体的な施策を実施する前に、まずは営業社員一人ひとりの意識改革を行うことが重要です。 たとえ最先端のITツールの導入や業務プロセスの最適化を行ったとしても、営業社員の効率化に対する意識が欠けていると十分な効果は期待できません。 そのため、研修を実施して営業効率化の必要性や意義を周知するほか、動機づけとなるインセンティブを与えるような工夫が必要となります。

営業マニュアルを作成する

営業マニュアルを作成しておくと、業務の引き継ぎや新人教育にかかる時間を削減できるため、営業効率化につながります。 営業マニュアルには次のような項目が含まれます。

商談における会話の進め方商品のアプローチ方法見込み客や顧客の管理方法商談時のマナー挨拶や身だしなみのマナー

また、属人化した社員教育を抑制できるのもマニュアル化のメリットです。例えば、優秀な営業社員のノウハウをマニュアルによって共有することで、ほかの営業社員の質を底上げできます。

営業日報に基づいて改善を行う

営業効率化を進めるためには、営業日報に基づいた業務の改善を行うことも大切です。営業日報には、その営業担当者の1日の行動がすべて記載されているため、各業務の無駄を的確に見つけ出せます。 業務の無駄な箇所を洗い出す際は、営業日報を上司に提出し、本人だけではなく上司から提案を受けることで作業がよりスムーズになります。営業日報のフォーマットに決まりはありませんが、次のような項目を立てるのがおすすめです。

今日の目標1時間単位の業務内容今日の成果振り返り（商談での相手の反応や現在の目標達成度など）翌日の訪問スケジュール翌日の目標

営業効率化を成功させるポイント3つ

企業が確実に営業効率化を果たすためには、具体的な施策だけではなく成功に導く考え方も知っておきましょう。 ここでは成功のポイントを3つに分けて具体的に解説します。

ポイント1：マッピングや業務可視化ツールで業務を見える化する

営業効率化を行うためには、業務全体を可視化させることが重要です。業務が可視化されることで無駄な作業が明確となり、さらにその情報を部門全体で共有できるようになるため、営業効率化を進めやすくなります。 業務を可視化する場合は、マッピングや業務可視化ツールが便利です。具体的には、次のようなものがあります。

業務プロセスの全体像や関係性を表示させる「プロセスマップ」社員全員の不足しているスキルを明確にする「スキルマップ」

営業社員が個別に抱えている業務や各業務に対する必要時間など、こうした情報を詳細に洗い出すことで、適切な課題の発見と対策の考案が可能です。

ポイント2：小～大までの目標を設定する

営業効率化のためには目標を設定することが大切ですが、「大・中・小」と3段階に分けて目標を設定しておくと、進捗状況を管理しやすくなります。大きな目標を設定する場合は、仕事の全体像をイメージしながら具体的な数値をあてはめましょう。例えば、「新規顧客の獲得件数を前期比120%にする」といった具合です。 そして大きな目標を達成するために中規模の目標を、中規模の目標に到達するための小さな目標を設定しましょう。 上記のように大きな目標を設定したとすると、次のように小～中規模の目標を定めることができます。

大きな目標：新規顧客の獲得件数を前期比120％にする中規模の目標：月間訪問件数を10件から15件に増やす小さな目標：訪問件数を増やせるよう書類作成時間を20％削減する

参考：営業目標を確実に達成する営業計画の立て方・書き方・よくある失敗例

ポイント3：営業活動を分析し業務の無駄や課題を検証する

日々の営業活動を分析し、PDCAを回して営業効率化の成果を検証することも重要です。SFAやCRMを使い、商談率や受注率、成約につながった要因などのデータを収集し、効果検証を行いましょう。 PDCAの手順としては、まず訪問回数が多いのに受注につながらないといった業務の無駄や、リード情報の質が悪いといった課題を見つけます。その業務の無駄や課題に対して、「受注率が低いのなら見込み客の確度を明確にする」といった仮説を立てたうえで解決策を実行しましょう。

まとめ

本記事では、営業効率化ツールを15個と、営業活動を効率化する方法を紹介しました。コロナ禍以降、オンライン商談やリモートワークの急速な普及により働き方が多様化する日本では、いかに無駄のない働き方で効率良く営業活動を行えるかが重要となってきます。 そのためにも、まずは営業効率化が阻害される原因を洗い出したうえで、適切な対処法を考えることが大切です。 改めて、営業効率化を成功させるポイントも知っておきましょう。 （1）マッピングや業務可視化ツールで業務を見える化する （2）小～大までの目標を設定する （3）営業活動を分析し業務の無駄や課題を検証する まずは、ハウスリストの作成や営業計画の見直しなど、簡単に始められる部分から施策を実行していきましょう。 徐々に施策を推し進め、PDCAによって改善をはかることで、より少ないコストで高い成果を生み出せる営業部門へと生まれ変わります。 本記事の情報を参考に、自社にフィットする営業効率化ツールを見つけ、営業効率化の実現に役立ててください。 商談の議事録を自動文字起こしで不要にする「MiiTel for Zoom」