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経費削減のためのバックオフィス生産性向上ガイド(無料) この記事では、コロナ禍でも生き残るために、経費削減のおすすめアイデアを15個も紹介します。 他にも、効率的な経費削減をするためのポイントや経費削減実施の上での注意ポイントなども取り上げます。本ページを読んでいただければ、経費を効率よく削減できるアイデアを社内に取り入れられ、経営難を回避できます。

効率的な経費削減をするためのポイント

やみくもに経費を削減しても、効率性が高いとは言えません。ここでは、効率的に経費を削減するためのポイントを3つ紹介します。

効率的な経費削減をするためのポイント会社全体でかかっている経費や現状の把握実行する経費削減に優先順位を付ける社内の協力体制の整備すぐに実行できる10の経費削減アイデア印刷は白黒や両面を多用する消耗品は低価格のものに切り替え消耗品のまとめ買いで割引交渉電気や水道の使用量を控える接待は必要最小限にする購入するものは新品にこだわらない社員の交通費の再チェックお得なポイントやクーポンを使うWeb会議で出張回数の削減適用可能な補助金は全て申請計画を立ててから始める5つの経費削減アイデア契約している会社のインフラの見直し手数料削減のため交渉や金融機関の変更新規のITシステムでペーパーレスや不正対策社内の働き方改革費用対効果を考えてアウトソーシング経費削減実施の上での注意点安易な人員削減で長時間労働の増加社員教育の経費削減で会社の将来に不安短期で経費削減の効果の期待しない経費削減のアイデアはできるものから継続しようバックオフィスの生産性向上ガイドブック【PR】

会社全体でかかっている経費や現状の把握

効率的な経費削減をするためには、最初に会社でかかっている経費を把握する必要があります。なぜなら、何にどれぐらい経費がかかっているのかわからない場合、削減に向けて、どこから手を付ければよいのかわからないからです。 また、現状の経費を把握できていない場合、どれをどれだけ削減が必要なのかもわかりません。そのため、初めに会社全体でかかっている経費や現状を把握しましょう。 下記資料では社内の現状を把握するための3つの視点を解説しています。本記事と併せて参考にしてみてください。 参考：3つの視点から見るコスト削減のアイデア

実行する経費削減に優先順位を付ける

削減すべき経費を洗い出した後は、どれから実行するのか優先順位を決めます。優先順位の付け方は、以下の通りです。 手軽に始められ、コストカット幅が大きい経費から削減するこをおすすめします。しかしながら、コストカット幅と同時に負担が大きい経費の場合、効果が出始めるまでに時間がかかります。そのため、手軽に始められるものから削減しましょう。　　　

社内の協力体制の整備

経費の削減は、会社全体で実行するミッションです。少人数のみが経費削減を行っても、それほど大きな効果は得られません。社員1人1人が協力することで、目標をクリアできます。 可能であれば、社内に経費削減を推進するチームなど作りましょう。そうすることで、実際の経費削減の作業を進めやすくなります。

すぐに実行できる10の経費削減アイデア

明日からでも実行できる経費削減の方法は、以下の10個です。

印刷は白黒や両面を多用する消耗品は低価格のものに切り替え消耗品のまとめ買いで割引交渉電気や水道の使用量を控える接待は必要最小限にする購入するものは新品にこだわらない社員の交通費の再チェックお得なポイントやクーポンを使うWeb会議で出張回数の削減適用可能な補助金は全て申請

すぐにでも経費を削減したい場合は、積極的に取り入れましょう。

印刷は白黒や両面を多用する

社内のみで使用する資料などは、カラー印刷・片面印刷ではなく、白黒印刷・両面印刷にすることで、経費を削減できます。白黒印刷にすれば、A41枚あたりで10円以上の節約につながり、例えば月間で2,000枚程度印刷する場合、年間24万円以上も節約可能です。 両面印刷も、本来2枚であった資料を1枚におさめられるため、無駄にインクや紙を使用することがなくなります。社外に提出する書類は別ですが、自分用の資料や社内資料であれば、白黒・両面印刷を多用しましょう。

消耗品は低価格のものに切り替え

ボールペンや付箋、のりなど社内で使う細かな消耗品の価格を見直し、低価格の商品に切り替えることも経費削減につながります。 例えばプリンターのインクの場合、互換品ならば純正品の3分の1程度の価格にに抑えられます。低価格の消耗品を探すだけではなく、1つ1つの消耗品を大事に使うことも意識しましょう。

消耗品のまとめ買いで割引交渉

消耗品を購入する際、1回の発注量を増やすこともおすすめです。例えば、通販会社などにまとめ買いで発注することで、単位あたりの消耗品の単価を小さくでき、割引しやすくなります。 割引交渉に成功した額がそのまま経費削減につながるため、消耗品をまとめ買いすることも社内で共有しましょう。

電気や水道の使用量を控える

オフィスの光熱費を抑える節約術もあります。電気代ならば、人がいる場所だけ電気を使うようにしたり、エアコンの設定温度を調節したりすることで抑えられます。使っていない機器の電源を切ることも、経費削減につながるでしょう。 水道代は、節水コマを蛇口に取り付けることで、使用する量を抑えられます。電気も水道も、使用量を控えることが経費削減において非常に重要です。

接待は必要最小限にする

接待の数を減らすことで、交通費や交際費を削減できます。しかしながら、接待すべてを断ってしまうと、取引相手などとの関係がうまく行かない可能性があります。そのため接待は、「必要最小限」にすることを意識してください。 また、社員の自己判断での接待をやめることも重要です。どんな目的なのか確認したり、上長へ承認申請する仕組みを設けたり社内ルールを作ることで、無駄な接待を減らせます。

購入するものは新品にこだわらない

会社で購入する商品だからといって、新品にこだわる必要はありません。パソコンなどが古い場合、メモリーの大きさやOSに問題があり、業務に影響してしまいますが、椅子や机などであれば、中古品でも困ることはありません。中古のオフィス用具であっても、新品同様にキレイなものはたくさんあります。 印紙や切手も、金券ショップで購入すれば、元の金額より数％程度安くなります。中古販売店やネットオークションなどを活用することで、中古品を安く入手できるでしょう。

社員の交通費の再チェック

交通費の見直しも、経費削減に欠かせません。社員による通勤費の申請をチェックするだけではなく、長期の通勤定期に変更することもおすすめです。 バスや電車の通勤定期は、1ヶ月よりも3ヶ月や6ヶ月の長期で購入した方が安いです。また、通勤区間が長いほど、長期定期の方が低価格になります。社員数が多い場合は、社員1人1,000円程度の削減でも大きな額になるため、交通費の再チェックに対応しましょう。

お得なポイントやクーポンを使う

接待交際費用や消耗品費用などは、クーポンを使用して価格を下げられます。飲食店や備品のクーポンはさまざまなサイトで提供されており、クーポンの種類によっては10％以上お得です。 クーポンだけではなく、ポイントサービスの活用も、経費削減につながります。例えば、飛行機を利用して出張する際、航空券を購入するとマイルが貯まります。マイルは、後の航空券の購入にも利用できるため、結果的に出張費を抑えられるようになるでしょう。マイルやポイントなど割引につながるものは、会社でしっかりと管理することをおすすめします。

Web会議で出張回数の削減

できる限り出張の回数を減らすために、Web会議を導入することも、経費削減アイデアです。ZoomやSkypeなど、無料で利用できるツールがたくさんリリースされているため、導入しやすいでしょう。 ツールによってはスマホからでも利用できるため、扱いやすいです。Web会議に必要なヘッドセットも、1,000円程度で購入可能です。

適用可能な補助金は全て申請

国や自治体が交付している補助金・助成金も、申請できるものがあれば申請しておきましょう。中小企業が利用できる補助金の種類や対象、金額は以下の通りです。 また、コロナの影響により売上が減少したり営業時間短縮に協力したりした会社に対しては、一時支援金や協力金なども支給されます。適用可能な補助金はすべて申請することをおすすめします。

計画を立ててから始める5つの経費削減アイデア

長期的に考えて実行すべき経費削減のアイデアは、以下の5つです。

契約している会社のインフラの見直し手数料削減のため交渉や金融機関の変更新規のITシステムでペーパーレスや不正対策社内の働き方改革費用対効果を考えてアウトソーシング

どれも先述した10個のアイデアとは異なり、今すぐ始められるものではありませんが、安定した会社経営のために、各方法も検討しておきましょう。

契約している会社のインフラの見直し

オフィスの電気や水道といったインフラの契約プランを見直すことで、経費削減につながります。今までよりも安いプランに切り替えたり、別の会社と契約したりすれば、毎月の出費を格段に減らせる可能性があるでしょう。インターネットや保険なども、ぜひ見直してください。 契約している会社のインフラを変更する際は、複数の業者でサービス内容・価格を比較し、現状の用途にあったものにすることをおすすめします。従来よりも満足できないサービス内容かつ価格が高いものに切り替えても意味がありません。また、賃料を削減するために会社の引っ越しも検討しておくべきです。 下記資料では、賃料などの固定費を削減するためのアイデアをご紹介しています。 参考：インフレ時代を生き抜く 固定費削減のアイデア

手数料削減のため交渉や金融機関の変更

銀行振込に対して、計画を立てて経費削減できる方法もあります。社員や取引先への振込手数料は、年間の支払いで考えた場合、非常に高額です。例えば、振込手数料100円で社員数が100人、12ヶ月の支払いとすると、トータル12万円となります。社員数が多ければ、なおさらその傾向にあります。だからこそ、振込手数料を抑えることが重要です。 手数料削減のために、まずは利用している金融機関の担当に相談してみましょう。手数料が窓口よりも安いインターネット銀行に変更することもおすすめです。インターネット銀行であれば、いつでもパソコンから利用できるため、各種手続きの時間も大幅に削減できます。　　　　

新規のITシステムでペーパーレスや不正対策

ITシステムを社内に積極的に導入すれば、経費を抑えられるだけではなく、不正対策にも貢献できます。例えば、書類のペーパーレス化を進めることで、印刷・インク代のみならず、オフラインの空間を構築する必要がないため、各種書類を保管するための経費まで削減できます。経理の管理システムを導入すれば、不正かつ不必要な経費の防止にも役立つでしょう。 また電子契約サービスを取り入れることで、紙の書面で契約を交わす煩わしさから解放されます。電子契約サービスは昨今、各会社で採用されているものです。 たとえば「クラウドサイン」などが電子契約サービスの代表格と言えるでしょう。 国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」概要資料 ただし、各種ITシステムの導入にはそれなりの費用がかかるため、一時的に経費が増えることだけは認識しておいてください。すぐに経費削減につながるわけではありませんが、長期的に考えれば新規ITシステムの導入は、お得です。 参考：電子契約とは？メリットデメリット・法律・やり方まで詳しく解説

社内の働き方改革

経費のひとつである人件費を抑えるためには、社員の残業代を削減する必要があります。そのため、フレックスタイム制やノー残業デー、短時間勤務の導入など、社内の働き方を変えることも経費削減において重要です。社員の残業時間が減少すれば、オフィスの電気代なども同時に下がります。 また、サービス残業をさせないために、積極的に業務の効率化を図りましょう。リモートワークや在宅ワークなどの新しいワークスタイルも、視野に入れておいてください。

費用対効果を考えてアウトソーシング

会社の仕事をアウトソーシングすることも、経費削減の方法です。例えば、専門的な業務の場合、その仕事ができるように社員を教育すれば問題ありませんが、どうしても育成するためのコストや時間がかかってしまいます。 経費・労力を減らすためには、外部の専門業者に委託することがおすすめです。そうすれば、人件費削減も目指せるでしょう。 特に経理などの引継ぎが必要な業務においては、アウトソーシングすることをおすすめします。人材派遣業者を活用して、採用・教育費を抑える方法もおすすめです。

経費削減実施の上での注意点

安定した経営のために、経費の削減は非常に重要ですが、以下のような注意ポイントもあります。

安易な人員削減で長時間労働の増加社員教育の経費削減で会社の将来に不安短期で経費削減の効果の期待しない

やみくもに経費削減を実施して経営基盤を揺るがさないように、こうした注意点についても理解を深めておきましょう。

安易な人員削減で長時間労働の増加

人員削減によって、経費削減の大きな効果を期待できますが、安易に削減することは避けてください。なぜなら、人が減った場合、残った社員1人当たりの仕事量が増加し、長時間労働につながる恐れがあるからです。 また優秀な社員の退職は、結果的に、そして長期的に会社の財産を失ってしまう可能性もあるでしょう。人員削減を行う場合は、最初に他の経費削減を実行し、それでも余剰人員となる場合だけ実行するようにしてください。

社員教育の経費削減で会社の将来に不安

人員削減だけではなく、教育に関連する経費の削減にも、注意が必要です。社員は会社の資産であり、「教育＝投資」をしなければ、大きなリターンを得られません。また、会社の教育を疎かにしてしまうと、社員の早期退職につながり、事業成長につなげられません。 昨今では、人件費をそれほど必要としないeラーニングなどでも社員教育できるため、コストを考えて社員教育制度を充実させましょう。

短期で経費削減の効果の期待しない

今すぐにでも取り入れられる経費削減のアイデアはたくさんありますが、短い期間での高い効果は期待しないことも、安定した経営には欠かせません。すべてのことを短期で変えようとしても、必要なコストを削ってしまっては事業内容にダメージがあり、元も子もありません。 すぐに実行できる経費削減でも、長期で結果を見なければ効果がわかりにくいものもあります。経費削減のアイデアは無理なくできるものから継続させて、その効果を分析し、事業成長につなげていきましょう。

経費削減のアイデアはできるものから継続しよう

会社の経費を削減するためには、会社全体でかかっている経費や現状を把握して、実行する経費削減に優先順位を付け、社内の協力体制を整備することが重要です。 今すぐに実行できる経費削減のアイデアは、電気や水道の使用量を控えたり、お得なポイント・クーポンを使ったり、適用可能な補助金をすべて申請したり、たくさんあります。 長期的に安定した経営を目指すのであれば、社内の働き方改革やペーパーレス・不正対策の推進、アウトソーシングも視野に入れておきましょう。 こうした経費削減実施の上での注意点は、安易に人を辞めさせないこと、それから社内教育を疎かにしないこと、短期で経費削減の効果を期待しないことです。経費削減のアイデアはできるものから継続するようにしましょう。

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