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この記事では、「書類保管サービスではどのようなことが出来るのか」「書類保管サービスのメリット」「おすすめする書類保管サービス」「各社の強みや費用」まで紹介します。是非、自社に合うサービスを探すのにお役立てください。 書類保管サービスを利用する3つのメリット 書類保管サービスを利用するメリットを3点紹介します。 書類保管サービスを利用する3つのメリット書類をWEB上で検索できるWEB上から書類の配送が可能機密を保持したまま書類を破棄できる【徹底比較】書類保管サービス13選1.三井倉庫(書類保管.com)|大手企業および金融機関2,000社の実績有!2.丸八倉庫|温熱感知器装備でセキュリティ万全!閲覧室も利用可能3.書類管理ドットコム|1箱あたりの保管料金が安い4.セービングBOX|閲覧頻度で利用タイプを選べる5.住友倉庫|WEB上ですべて一元管理!気密性が高い閲覧室も用意6.株式会社セキュリティリサイクル研究所(SRI)|箱単位だけでなくファイル・書類単位でも保管できる7.佐川急便|指紋認証・静脈センサーで徹底したセキュリティ8.旭倉庫|耐震・耐火構造で安心・バーコードで徹底管理9.大塚商会(デジ倉)|カルテ・レントゲン専用の保管箱まで用意10.東日本倉庫|国土交通省が優良トランクルームと認定11.富士防災警備|常に最新の警備システムを導入!12.東武デリバリー|24時間365日配送対応可能!13.アズコムデータセキュリティ|CD・書籍・カルテ・絵画など幅広く保管できる書類保管サービスの注意点すぐに使う書類は預けない自社に合った機能の書類保管サービスを選ぶまとめ 書類をWEB上で検索できる 多くの書類保管サービスでは、預けた書類をシステムで管理しているので、WEB上で簡単に検索することができます。管理倉庫との面倒なやり取りもなく、組織としてのルールも統一しやすいので、保管書類を簡単な操作で検索することが可能です。 WEB上から書類の配送が可能 保管している書類の中で配送したい書類がある場合は、WEB上で申請するとピンポイントで出庫して配送できます。全てWEB上で完結するため、無駄な時間をかけずに配送を行うことが可能です。 機密を保持したまま書類を破棄できる 年々保管して増えた書類の中には、保管期限が切れているものもあります。破棄を希望する書類は、機密を保持したまま破棄することが可能です。破棄の方法はさまざまで破砕処理や溶解処理などがあります。 【徹底比較】書類保管サービス13選 それでは実際に書類保管サービスをご紹介していきます。 書類保管サービスも特徴や金額感が大きく変わってきます。今回13ものサービスをご紹介しますので、自社にマッチしたサービスを探してみてください。 なお、重要度を客観化するために書類保管サービスを紹介した3サイトを調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しています。 1.三井倉庫(書類保管.com)|大手企業および金融機関2,000社の実績有! 三井倉庫(書類保管.com)からのおすすめポイント 月額保管料は1箱100円。初回預け入れ料は800円。2,000社、800万箱の実績。1箱からでもお預かりOK。 特徴 大口需要向けサービスは月額使用料100円/箱入出庫や手続きは全てWEBで対応できる。配送は指定業者が対応する統合書類管理システム(無料)を使用すると倉庫と事務所内の書類を一緒に管理できる。 料金 初回預入時 保管箱 300円/箱 預入料 500円/箱月額保管料 100円/箱入出庫料 出庫料 無料 再預入料 500円/箱オプション 溶解廃棄量 500円/箱 2.丸八倉庫|温熱感知器装備でセキュリティ万全!閲覧室も利用可能 特徴 月末時に在庫表・保存期日一覧表などを発行する閲覧室は営業時間内いつでも利用できる専用配送車で入出庫する破棄希望の書類は未開封のまま溶解処理する。廃棄証明書の発行もある指定文書はPDF化し、メール送信するシステムの利用が可能 料金 初回預入時 要問合せ月額保管料 要問合せ入出庫料 要問合せオプション 要問合せ 3.書類管理ドットコム|1箱あたりの保管料金が安い 特徴 ネットで会員登録でき、すぐに利用できる集荷・発送依頼は24時間手配可能全国均一の保管料金と集配料金(北海道、沖縄、離島など一部除く)1日単位の保管料金設定 料金 初回預入時 50円/1箱月額保管料 60円(2.0円/1日1箱~)入出庫料 50円/1箱送料 700円/1箱~(サイズにより変動、集荷手数料は1回+300円) 4.セービングBOX|閲覧頻度で利用タイプを選べる 特徴 利用頻度により選べるコースが2つある小ロット1箱あたり月額120円(税別)で利用可能。ロットが多い時は割引になる防火・防犯などに優れた倉庫で書類をバーコードシステムで管理 料金 月額120円/箱(税別5箱~)閲覧頻度が多いコースは月額50円/箱(税別50箱~)入出庫料 「段ボール預かり型」120円/箱(税別)閲覧頻度が多いコースは50円/箱(税別)片道配送料 800円/箱(一部地域を除く) 5.住友倉庫|WEB上ですべて一元管理!気密性が高い閲覧室も用意 特徴 セキュリティの整った頑丈な倉庫で書類を保管する書類を専用Webシステムで一元管理する配送は指定業者が対応する機密環境の整った閲覧専用の部屋を完備している 料金 初回預入時 要問合せ月額保管料 要問合せ入出庫料 要問合せオプション 要問合せ 6.株式会社セキュリティリサイクル研究所(SRI)|箱単位だけでなくファイル・書類単位でも保管できる 特徴 書類保管は「箱単位」「ファイル単位」「1件単位」と用途に合わせて対応可能セキュリティ万全の頑丈な倉庫で書類を保管するオンデマンド電子サービスから依頼文書を検索でき、暗号化PDFでダウンロードできるWEB管理システムからアクセスして、書類の在庫管理や手続きが可能...